Dropboxを使って年間6時間を節約する方法

こんにちは！
じょにです＾＾

皆さんご自身が毎日作業されている量はどれくらいありますか？

 

輸入ビジネスを行っていますと、欧米輸入、中国輸入、せどり、国内メーカー仕入れにより、作業内容が変わってくるかと思いますが、

 

• 商品リサーチ
• 注文
• 発送手配
• 商品処理
• 受注管理
• 発送手配
• お客様対応
• 売上管理
• 在庫管理
• リピート注文
• 税務・労務管理

 

など、ざっくり思い当たるだけでも多岐に渡る業務があります。

 

今回はそれら業務を自分でやるのではなく外注化する際にあったら便利なDropboxについて解説いたします。

 

（各業務ごとの外注化については、下記で解説しています。）

 

Dropboxとは？

Dropboxとは、その名から連想しますと、ある共通のbox（フォルダ）に共有したいファイルをDrop（投げ込む）すると、共有している人通しで同じファイルが共有できるアプリケーションです。

 

わかったようなわからないような、、＾＾；

 

ひとまず、設定を行って、実際にDropboxを使ってみましょうかね＾＾！

 

Dropboxをインストールする

下記URLより、Dropboxをご自身のPCやスマホにダウンロードしましょう！

 

性、名、メアド、パスワードを入力して、[登録]を押下してください。

 

googleのアカウントをお持ちの方（=googleのメアドをお持ちの方）は、[Googleでログイン]を押下し、設定したいgmailのアドレスを選択してください。

https://www.dropbox.com

 

インストーラーがデスクトップにダウンロードできましたら、インストールを行ってください。

 

下記画像が、PCの右下へ表示されましたらインストール完了です。インストーラーは削除して構いません。

 

Dropboxを起動してみよう！

起動の仕方はいくつかありますが、私は下記のように起動しています。

 

何でもいいので、デスクトップ上のフォルダを開きます。すると、画面左側にDropboxのマークが現れますので、そのマークを押下しますと、Dropboxフォルダが開きます。

 

あとは、共有したいファイルを投げ込んでいくだけです！

 

Dropboxを利用する際に注意すること

1. 容量に制限があります

Dropboxには無料と有料のプランがあります。
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

 

まとめますと下記の通りです。
月払いと年払いがありますのでご注意ください。
下記は月払いの場合の金額です。

 

《個人向け》

• Basic（無料）容量 2 GB
• Pro（¥ 1,200 /月）容量 1 TB（1,000GB）

《ビジネス向け》

• Business（1ユーザーにつき ¥ 1,500 /月）容量は随時追加

 

2. 編集権限の付与について

外注さんから教えて頂いてわかったことなのですが、例えばエクセルファイルをDropboxにDropしても共有された側は閲覧はできるものの編集ができないのです。

 

編集権限を付与するためには、Dropboxの中にフォルダを作成し、そのフォルダに共有したいファイルを保存し、フォルダごと共有してください。

 

ファルダを右クリックし、Dropboxのアイコン横の[共有]を押下してください。

 

すると、メアドを入力する画面が表示されますので、共有したい相手のアドレスをコピペしてください。

 

 

[編集可能]または[閲覧可能]を選択し、最後に[共有]を押下してください。

 

3. Dropboxのアイコンが表示されていないと共有できない

Dropboxを利用していますと、こちらが更新しているにもかかわらず相手には古いデータが見えている場合が、比較的よく＾＾？あります。。

 

これは、PCを立ち上げた時にDropboxが起動していないことが原因です。

 

もし、PC立ち上げ時に、画面右下にDropboxのマークがない場合は、画面左下のWindowsマークか、Macの場合はappleマークを押下し、アプリの一覧を表示させてください。

 

Dropboxファルダを右クリックして、[スタートにピン留めする]を押下しますと、下記ようにDropboxのアイコンが画面右下に表示されます。

 

 

4. Dropboxの開き方で操作性が変わる

 

Dropboxを開く方法はいくつかあります。

 

1.-1）と2.の方法ですと通常皆さんが利用しているエクセルの形式で開くことができます。
1.-2）と3.の方法ですとスプレッドシートでの操作になります。

 

スプレッドシートに慣れていない場合は、1.-1）と2.の方法がよいでしょう。
私はスプレッドシートが使いこなせないので専ら2.の方法で開いています＾＾

 

まとめ

このようなアプリケーションやツールものは使ってみてようやくその良さが理解できることが多いです。

 

Dropboxと似たような機能のアプロケーションは世の中にたくさんありますが、コスパと使い勝手を考えますと、今のところDropboxが突出しているように思います。

 

これで外注さんや社内でのデータのやり取りは、メールやSNSで共有する手間が省けます。

 

一体、年間でどれだけ添付の作業をしているのでしょうか？

 

添付するのに、6秒かかるとしますと、仮に一日10回毎日添付したとして年間6時間を無駄にしていることになります。6時間あれば、日本からタイまで行けますし、ある程度な仕事は片付いてしまいます。

 

ぜひ、Dropboxを活用してみてくださいね＾＾

 

本日もお読みいただき、ありがとうございました。