リードタイムが「速い代行業者」と「遅い代行業者」の見極め方｜徹底解説！

こんにちは！
中国輸入代行「誠」の代表のじょに（こと酒井）です＾＾

 

複数の代行業者を利用されたことがある方は、「代行業者」ごとに注文から日本到着までのリードタイムに差があることを感じているのではないでしょうか。

 

一般的に、国際間の取引（中国から日本への輸入）では、日本国内間での取引に比べリードタイムが長くなるものです。

 

しかし、「代行業者」を変えるだけでリードタイムが長くなったり短くなったりするのも事実です。

 

たとえば、店舗や工場の対応スピードや発送スピードにも左右される部分もありますが、実はそれ以外の工程では「代行業者」の対応力次第なのです。

 

今回は、わたしが過去に利用していた「代行業者」での経験や中国輸入代行「誠」を運営してきた経験をもとに、「代行業者」の視点でどのような部分がリードタイムに影響しているのか。について解説いたします。

 

 

「代行業者」での受注～国際発送までの工程

はじめに、一般的な「代行業者」の基本業務について記載しておきましょう。

 

「代行業者」の基本業務は、受注～国際発送までを通じ、7つのセクションに分けることができます。

 

セクションごとの担当者の配置は、「代行業者」の規模に依存する場合が多いですが、受注～注文を担当する「オフィススタッフ」と荷受け～国際発送を担当する「倉庫スタッフ」に大きく分けられます。

 

また、これに加え、お客様対応を専門とした「カスタマーサポートスタッフ」や運送会社や通関業者との折衝を専門とした「渉外スタッフ」、船を専門に手配する「ブッキングスタッフ」、システム開発を専門とする「SEスタッフ」などがいる「代行業者」もあります。

 

No	業務	担当者
1	受注	注文担当
2	在庫確認	注文担当
3	注文	注文担当
4	荷受け・仕分け	荷受け・仕分け担当
5	検品	検品担当
6	梱包	梱包担当
7	国際発送	倉庫担当

 

スプレッドシートでの受注はトラブルの原因

それでは、リードタイムという視点で、セクションごとに見ていきましょう。

 

まずは、「受注」です。

 

「代行業者」での受注は、以下の方法を採用することが多いです。

 

 

現在ご利用中の「代行業者」が上記の方法を採用している方も多いのではないでしょうか。

 

実のところ、「代行業者」視点ですと、スプレッドシートやエクセル、メール、Dropboxは「代行業者」泣かせの媒体でもあるのです。

 

たとえば、「タオバオ」のある商品の買付を依頼したいときに、あなたは商品名やサイズ、色、その他バリエーション、数量などの情報を記載します。

 

特に、トラブルが起きやすいのは、バリエーションです。

 

「タオバオ」に表示されているバリエーションの中国語表示がコピーできなかったり、そもそもバリエーション名が表示されていないことが往々にしてあります。

 

「代行業者」へバリエーションを伝えるために、あなたは画像を送付したり、「左から何番目のバリエーションです」など連絡を取ることになります。

 

「代行業者」では、このようなやり取りが1人のお客様ならともかく、複数のお客様と毎日続くのです。

 

・・・そして、注文ミスや注文モレなどを誘発してしまいます。。

 

そのため、当社では、2018年よりDropboxでの受注をやめ、すべての受注をweb注文システムへ移行し、「タオバオ」や「アリババ」の商品URLをコピペすることで、バリエーション選択画面が自動で表示できるしくみで運用しています。

 

受注がweb注文システムになったことで、365日24時間での受注が可能になり、またバリエーションの間違いも全く起こらなくなっています。

 

個人の「代行業者」であれば、利用者の数が少ないことも多いですからスプレッドシートやDropboxでの運用でも耐えられますが、法人やある程度の規模感のある「代行業者」をご検討の際は、webブラウザで注文できる「代行業者」をわたしはオススメします。

 

 

「在庫あり」なのに「在庫なし」

次に、「在庫確認」と「注文」です。

 

店舗へ注文前での「在庫確認」はとても重要です。

 

なぜなら、「タオバオ」や「アリババ」を含め、中国のサイトに表示されている「数量」は正確でないことが多いからです。

 

さらに、「タオバオ」には無在庫の転売ヤーもたくさんいますため、店舗自身が在庫確保ができていない商品もあります。

 

「在庫あり」と思って「代行業者」へ注文したのに、いつまで経っても商品が届かない。ということはありませんか？？

 

あなたが検討中の「代行業者」は、「店舗へ注文前に在庫確認を行ってくれるのか」確認してみることをわたしはオススメします。

 

 

「仕分け」はかるた取り

次に、「荷受け」と「仕分け」です。

 

店舗や工場が発送した商品は、運送会社を通じて「代行業者」の倉庫へ到着します。

 

そして、運送会社は特定の1社ではなく、店舗や工場が手配した複数の運送会社（当社の場合、10～15社）からランダムに届き、荷受け場に放り投げる勢いで置いていきます。

 

そのような商品の山の中から、「代行業者」は、仕分けをするために、荷物を開封し、エクセルのリストと照らし合わせながら「かるた取り」を行うのです。

 

例えば、100点の商品が届いたとして、その中から、商品とお客様を一致させるのは考えただけでも気が遠くなります。。

 

さらに、似たような商品があった場合や同梱商品がバラバラ届きますと、お手上げ状態になり兼ねないのです、、

 

なお、当社中国輸入代行「誠」では、人員による仕分けは行っていないです。

 

荷受け後、追跡番号をスキャンすることで、どのお客様の注文なのかがわかるようにシステム化しています。

 

結果、web注文システム上の追跡ステータスが「誠到着」へとリアルタイムに反映し、そして、あなたも同じ情報を閲覧できます。

 

 

検品ミスがない「代行業者」ってあるの？

次に、「検品」と「梱包」です。

 

無在庫、有在庫を含め（既製品の）転売を目的とした場合、サンプルがないため、店舗URLの写真を基準に検品することになります。

 

スプレッドシートの注文情報からURLをパソコンで開き、現物との相違をチェックします。

 

相違をチェックするというのは簡単ですが、多岐に渡る商品を1日数百～数千点検品することを考えますと、工夫をしない限り、検品ミスは頻発することは想像に難くないです。

 

また、「代行業者」では検品スタッフ各人のレベルを教育で上げることが課題になります。

 

そこで当社中国輸入代行「誠」では、スマホによる検品システムを構築し運用しています。

 

商品をスキャンしますと、検品項目が表示され、検品スタッフは項目順に検品作業を行います。okであれば、項目にチェックを入れることで次の項目に進めます。

 

また、受注時にお客様より要望があれば、それらの情報もスマホ画面に表示されますため、検品モレや伝達不備をより回避することができます。

 

さらに、常時、検品カメラで検品状況を撮影しているため、仮に不具合の連絡をいただいても検品カメラのデータを確認することで、当社の検品ミスなのか運送中での不具合なのかを判定することも可能にしています。

 

検品で問題がなければ、検品スタッフがそのまま梱包し、自動発行される管理バーコード（この中に受注時の配送先情報などがすべて入っている）を外箱に添付し、国際発送担当へ引き渡します。

 

 

運送業者の闇？？

最後に、「国際発送」です。

 

国際送料は、「実重量」と「容積重量」のどちらが大きい方を採用します。

 

これは、日本国内の運送会社も同様で、国際的な考え方になります。

 

つまり、運送業者が「実重量」と「容積重量」を計測し、国際送料が確定することになります。

 

一見、問題なさそうに思えるのですが、当社が経験してきた複数の運送会社の計測を見ていますと、160サイズのダンボールなのに162cmとして容積重量を換算していたり、測定器に乗せる際に自分の手も載せて計測したりといったことをする運送業者の集荷担当もいるのも事実です。

 

上記は不正のほんの一例に過ぎないのだと思います。（中国に関わらず、運送業者の闇は深いように思います。。）

 

そこで当社中国輸入代行「誠」では、自社計測によるシステムを構築し運用しています。

 

運送業者承認のもと、当社では計測システムを倉庫に設置しています。

 

ベルトコンベアで流れたきた梱包済みの箱を計測システムに乗せ、計測が完了すると、その情報が運送業者へ自動送信されるしくみになっています。

 

そのため、お客様へリアルタイムに正確な国際送料を請求することができます。

 

 

レスが遅ければSNSも宝の持ち腐れ

ここからは番外編です。

 

やり取りの手段として、多くの「代行業者」がskypeやWechat、ChatworkなどのSNSを利用しています。

 

当社も開業時はSNSを利用していました。

 

しかし、現在は、一部の「OEM/ODM」でご利用の方を除き、すべてお問い合わせフォームやweb注文システム内の問い合わせ機能を利用しています。

 

やり取りで一番重要なことは、スピードだと考えます。

 

「SNS=早い」というのは一理ありますが、「代行業者」のレスが遅ければSNSも宝の持ち腐れになります。

 

当社は、営業日内で24時間以内に返信をしていますため、そういう点ではSNSの方がお客様にとって利便性が高いにも理解しています。

 

しかし、「注文番号」や「顧客情報」など、こちらが把握したい情報を提供していただけない方がとにかく多く、改めてそれらの情報を尋ねるやり取りが生じるのです。

 

そのようなことから、システム内で顧客情報や注文番号に紐づいた状態で問い合わせ（Amazonへの問い合わせと同じ考え方）いただくことで効率化を図っています。

 

結果、意思疎通が効率化できることは、リードタイムの短縮に繋がります。

 

 

まとめ

「代行業者」を選ぶ究極のポイントは何なのでしょうか。

 

わたしも過去の記事で紹介しているものの、「代行業者の選び方のポイントはこの10点！」や「ここだけは注意！代行業者の～」、「代行業者の見極め方●選！」のような記事を書きながら、もっとシンプルにできないものか考えていました。

 

同様の記事を書いている方でも、やはり記事ですからSEOも意識するわけで、該当するポイントはすべて網羅する勢いで書いている記事も多く見かけます。（わたしも漏れなく＾＾；）

 

ただ、最近思うのは、特に初心者にとって「代行業者」の究極の見極めのポイントは、「料金」「リードタイム」と「検品精度」の3つだと考えています。

 

• 料金は安いかではなくサービスに対し妥当か
• リードタイムは、短いに越したことなし！
• 検品精度は、高いに越したことなし！

 

つまり、「リードタイム」と「検品精度」は体験してみないとわからない部分ですから、まずは体験し、そして、それらのサービス内容が料金に見合っているかを判断する。といった見極めになるのではないでしょうか。

 

●●さんの紹介といってもあなたに合っている「代行業者」かはわかりませんし、料金が最安だからといって返信やリードタイムが遅い「代行業者」かもしれません。

 

今回は、「リードタイム」にフォーカスし解説しましたが、これもあくまでわたしの視点で書いていますから、やっぱり気になる「代行業者」を体験してみて、あなたがどう判断するかが重要なのではないかと思いますね！

 

本日もお読みいただき、ありがとうございました＾＾